Ein belastbares Rollenmodell schafft Klarheit darüber, welche Aufgaben zu einer Funktion gehören und welche Berechtigungen dafür erforderlich sind. Es beantwortet jedoch noch nicht die Frage, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten bei einer Person zusammenkommen dürfen.
Hier setzt die Funktionstrennung (Segregation of Duties, kurz SoD) an. Sie trennt unvereinbare Tätigkeiten organisatorisch und technisch. Typische Beispiele finden sich in der MaRisk bei der Trennung von Markt und Marktfolge sowie von Handel und Abwicklung.
- Funktionstrennung beginnt bei Aufgaben und Verantwortlichkeiten, nicht bei der Konfliktdatenbank.
- SoD-Kategorien und eine angepasste SoD-Matrix machen Konflikte fachlich bewertbar.
- Konflikte sollen möglichst gelöst statt dauerhaft verwaltet werden.
- SoD ist eine dauerhafte Steuerungsaufgabe im Berechtigungsmanagement.
Funktionstrennung beginnt bei Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Wirksame Funktionstrennung beginnt bei den Prozessen, nicht bei der Konfliktdatenbank. Im Kreditprozess initiiert und begleitet beispielsweise eine Funktion ein Geschäft, während eine andere die unabhängige Bewertung oder Kontrolle übernimmt. Diese Trennung muss sich auch im Rollenmodell und in den Berechtigungen widerspiegeln.
Ein genauer Blick auf die vorhandenen Berechtigungsstrukturen ist deshalb entscheidend. Im ersten Schritt lohnt sich insbesondere die Prüfung folgender Punkte:
- Passen die Berechtigungsprofile noch zu den tatsächlichen Aufgaben?
- Bestehen historisch gewachsene Sonderrechte, deren Anlass entfallen ist?
- Sind Vertretungen nur für den erforderlichen Zeitraum eingerichtet?
SoD erzeugt dabei keine neuen Schwachstellen. Die Prüfung macht bestehende Strukturen sichtbar und schafft damit eine Grundlage für die weitere Bereinigung. Diese Erfahrung begegnet uns regelmäßig in Projekten.
Funktionstrennung mit SoD-Kategorien abbilden
SoD-Kategorien verbinden fachliche Aufgaben mit der technischen Konfliktprüfung. Im Fokus steht nicht das einzelne Recht, sondern die fachliche Verantwortung. Treffen bei einer Person Kategorien zusammen, die laut SoD-Matrix unvereinbar sind, entsteht ein Konflikt.
Die Fachbereiche sollten deshalb früh eingebunden werden. Dort liegt das Wissen über Aufgaben, Prozesse und Verantwortlichkeiten. Die technische Abbildung folgt dieser fachlichen Grundlage.
Funktionstrennung braucht eine passende SoD-Matrix
Die SoD-Matrix definiert, welche Kategorien miteinander vereinbar sind und welche getrennt werden müssen. Sie bildet damit das Regelwerk für die Konflikterkennung.
Eine Standardmatrix bietet eine gute Grundlage, sollte jedoch an die tatsächliche Organisation angepasst werden. Im Handel kann beispielsweise eine Differenzierung zwischen Eigen- und Kundengeschäft sinnvoll sein, um Konflikte präziser bewerten zu können.
Unser Grundsatz: So viel Standard wie möglich, so viel Individualisierung wie fachlich nötig. Anpassungen sollten fachlich begründet und nachvollziehbar dokumentiert werden und nicht mit dem Ziel erfolgen, Konflikte aus der Auswertung zu entfernen.
Konflikte lösen statt verwalten
Ein SoD-Konflikt ist nicht automatisch ein Regelverstoß. Er zeigt zunächst, dass potenziell unvereinbare Verantwortlichkeiten zusammenkommen. Entscheidend ist, wie der Konflikt fachlich bewertet und behandelt wird.
Für die Bearbeitung hat sich eine klare Reihenfolge bewährt:
- Datenqualität und Kategorisierung prüfen
- Ursache des Konflikts nachvollziehen
- Organisatorische oder berechtigungsseitige Auflösung prüfen
- Erst danach das verbleibende Risiko bewerten und notwendige Kontrollen festlegen
Der Grundsatz bleibt: Konflikte möglichst lösen, statt sie dauerhaft zu verwalten.
Funktionstrennung präventiv verankern
Im Sparkassenumfeld entsteht besonderer Nutzen, wenn Konflikte bereits vor einer Berechtigungsänderung erkannt werden. Innerhalb der vorgesehenen ABS-Prozesse kann die SoD-Konfliktprüfung in OSPlus prüfen, ob ein Konflikt mit der institutsindividuellen SoD-Matrix entstehen würde.
Voraussetzung sind belastbare Grundlagen:
- Rollenmodell
- Berechtigungsprofile
- SoD-Kategorien
- SoD-Matrix
- Technische Prüfung
Funktionstrennung als dauerhafte Steuerungsaufgabe
SoD endet nicht mit der Einführung einer Matrix. Rollen, Prozesse und Berechtigungen verändern sich, deshalb muss Funktionstrennung dauerhaft im Berechtigungsmanagement verankert werden.
Die WG-DATA unterstützt dabei abhängig von der Ausgangssituation. Klappen Sie die einzelnen Bausteine auf:
Readiness-Analyse
Ausgangspunkt der Unterstützung ist die Readiness-Analyse. Sie klärt, wo Ihr Haus bei der Funktionstrennung heute steht.
Rollenmodelle und Berechtigungsprofile
Rollenmodelle und Berechtigungsprofile schaffen die belastbare Grundlage, auf der SoD-Kategorien und Matrix aufbauen.
SoD-Matrix
Die SoD-Matrix wird an die tatsächliche Organisation angepasst. Anpassungen sind fachlich begründet und nachvollziehbar dokumentiert.
Konfliktsimulationen und ABS-Prozesse
Konfliktsimulationen und ABS-Prozesse ermöglichen es, Konflikte bereits vor einer Berechtigungsänderung zu erkennen.
Ziel ist eine Funktionstrennung, die zur tatsächlichen Organisation passt, fachlich nachvollziehbar ist und sich dauerhaft betreiben lässt.
Funktionstrennung belastbar aufstellen
Ob Readiness-Analyse, Rollenmodell, SoD-Matrix oder Konfliktsimulation: Der Bereich Risiken & Compliance der WG-DATA begleitet Sie bei der Funktionstrennung im Berechtigungsmanagement, passend zu Ihrer Ausgangssituation und Ihrer Organisation.
