16.04.2026

PPS-IKS: Der nächste Schritt in die Standardisierung

In den meisten Sparkassen ist die Einführung von PPS_neo mit unterschiedlichen Standardisierungsquoten der Prozesse von statten gegangen. Derzeit überlegen daher viele Häuser, ob und wie sie den nächsten Schritt, nämlich die Einführung von PPS-IKS angehen wollen. Welche Hürden sind zu nehmen, welche Vorarbeiten sind zu leisten und wie sollte eine Einführung organisiert werden? Genau darüber spricht unsere Geschäftsführerin Susanne Schwirner mit unserem Kollegen und IKS-Experten Jürgen Nöther. Sie beleuchten dabei, wie der Schritt von PPS_neo ins PPS-IKS gehen kann, welche Erfolgsfaktoren entscheidend sind und wie Sparkassen ihre gesamte Organisation fit für die Neustrukturierung des hausinternen IKS machen können.

Susanne Schwirner im Gespräch mit Jürgen Nöther

Warum beschäftigen sich derzeit so viele Sparkassen mit dem Thema PPS-IKS?

Susanne

„Sowohl der technische Rollout von PPS_neo als auch die inhaltliche Auseinandersetzung in den Sparkassen ist erledigt beziehungsweise in vielen Sparkassen auf dem guten Weg. Wir nehmen derzeit wahr, dass sich die Aufsicht verstärkt mit Themen rund um das operationelle Risiko beschäftigt. Die prozessinhärenten Risiken spielen in diesem Zusammenhang eine wesentliche Rolle. Hier gibt PPS-IKS. also das Modul „Risiken und Maßnahmen“ in PPS_neo den Sparkassen eine technische Lösung an die Hand, welche durch zentral zur Verfügung gestellte Inhalte, die Risikobeurteilung der operationellen Prozessrisiken strukturiert und revisionssicher enorm vereinfacht. Parallel werden mögliche Kontrollen beschrieben und die Dokumentationserfordernisse erfüllt. Alle diese Aspekte führen dann zu einer Neustrukturierung des hausinternen IKS.“
Jürgen

Wenn Du von Neustrukturierung des IKS sprichst, welche Systeme müssen Sparkassen noch in Betracht ziehen?

Susanne

„PPS_neo ist die technische Lösung, in der die schriftlich fixierte Ordnung (sfO) dokumentiert wird. Prozessbeschreibungen, Abläufe, Risiken und übergeordnete Dokumente finden sich in einem System. Regelt die sfO einen Ablauf, ist nicht automatisch sichergestellt, dass die Organisation auch so arbeitet. Sollten also z.B. Kontrollen als unwirtschaftlich betrachtet und eliminiert werden, dann muss dies auch ggf. in der Änderungsvorgangsbearbeitung (OSPlus) oder in anderen Systemen (z.B. Service Portal) administriert werden. Ebenso sind beispielsweise die Auswertungen aus dem DQM ebenfalls hinzuzuziehen, um unnötige Kontrollen zu vermeiden. Erst dann wird aus dem neuen IKS auch ein wirtschaftliches IKS.“
Jürgen

Worin sollte denn dann Deiner Meinung nach der Fokus bei der Einführung von PPS-IKS liegen?

Susanne

„Das kommt ein wenig auf die Situation der einzelnen Sparkasse an.
Sollte die Sparkasse einen Standardprozessquote von unter 50% haben, sollten zuerst Prozesse standardisiert und in der Sparkasse eingeführt werden. Alle Prozesse außerhalb des Standards führen bei der Risikobewertung in PPS-IKS zu einem erheblich erhöhten Dokumentationsaufwand, da alle Risiken und Kontrollen pro Prozess manuell eingepflegt werden müssen. Erst danach ist es sinnvoll, sich mit den Risiken und Kontrollen auseinanderzusetzen.
Ebenso entscheidend ist die Organisationsstruktur. Gibt es zentrale Prozessverantwortliche in der Organisationsabteilung oder sind diese auf die Fachabteilungen verteilt? Gibt es eine Unterscheidung zwischen Fach- und Prozessverantwortlichen? Haben nur einige oder viele Mitarbeitenden Editorenrechte in PPS_neo (Schulungsbedarf)? Wie viele Mitarbeitende/Führungskräfte sind einzubinden? Die Antworten auf diese Fragestellungen sind zielführend für die Vorgehensweise und die Zeitplanung. Wesentlich ist hier, dass die Umsetzung alle Ebenen der Sparkasse erreichen sollte. Die Transformation von Änderungen in den Arbeitsalltag und deren Organisation ist entscheidend für den Projekterfolg.“
Jürgen

Welche Rolle spielen die Führungskräfte/das Management bei der Einführung von PPS-IKS?

Susanne

„Eine wesentliche. Ohne die klare strategische Ausrichtung und Unterstützung des Managements der Sparkasse ist solch ein Projekt nur schwer umsetzbar. Der Vorstand sollte eine klare Vorstellung haben, wie er das interne IKS neu aufstellen will. Das ist mehr als nur eine technische Umsetzung, da es alle Bereiche der Sparkasse berührt. Sofern das Top-Management die Einführung von PPS-IKS tatkräftig unterstützt, können die Projektverantwortlichen mit den Fachbereichen diese Transformation in Gang setzen.”
Jürgen

Wie unterstützt die WG-DATA Banken konkret bei der Einführung von PPS-IKS?

Susanne

„Wir haben Erfahrung in der Einführung von PPS-IKS und der Neustrukturierung des IKS.
Wir empfehlen als erstes ein kurzes Vorprojekt, welches die Situation der Sparkasse analysiert und damit die notwendigen Schritte auf dem Weg zur Neustrukturierung des IKS definiert. In dieser Phase werden grundlegende Themen, wie die Erstellung einer einheitlichen Risikomatrix, die grundlegende Vorgehensweise in der jeweiligen Sparkasse und die Abstimmung mit den jeweiligen Gremien inklusive der internen Revision erarbeitet.
Danach empfehlen wir immer eine kurze Validierung der beschlossenen Vorgehensweise mit ausgewählten Bereichen der Sparkasse, um zu eruieren, ob der beschlossene Strukturvorschlag für das Projekt passgenau ist.
Nach erfolgter Evaluierung erfolgt der Rollout in Iterationen pro Bereich der Sparkasse. In dieser Umsetzungsphase werden die beteiligten Mitarbeitenden geschult und von unserer Seite die Gespräche zur Risikobeurteilung begleitet. Wir achten dabei sehr darauf, dass trotz unterschiedlicher Teilnehmer auf Seiten der Sparkasse eine insgesamt konsistente Risikoeinschätzung in der gesamten Sparkasse erfolgt.

Im Endergebnis erhält die Sparkasse eine auf einheitlicher Basis erstellte Risikobewertung der prozessinhärenten Risiken als Teil der Grundlage für die Einschätzung des operationellen Risikos.“
Jürgen