Prozessmanagement 2026: Effizienz und Digitalisierung für Ihr Finanzinstitut

Digitalisierung, Automatisierung, KI – alle reden darüber. Doch was passiert, wenn die Basis nicht stimmt?
Prozesse sind wie das Betriebssystem Ihres Unternehmens: Wenn sie veraltet sind, läuft nichts rund.
Die Folge: Verzögerungen, steigende Kosten, Risiken. Denn wer Prozesse als Nebensache betrachtet, riskiert operative Schwächen und gefährdet die gesamte Transformation.

Die Lösung: Prozesse neu denken und sie nicht als Pflicht, sondern als strategischen Hebel für Wachstum und Sicherheit betrachten. Prozessmanagement ist dabei das Schlüsselwort.

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement umfasst das systematische Gestalten, Steuern und Optimieren von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Abläufe transparent, effizient und regelkonform zu gestalten – von der Aufbau- und Ablauforganisation bis zur technischen Umsetzung in den IT-Systemen.

Herausforderungen im Prozessmanagement 2026

Institute stehen vor einem komplexen Spannungsfeld aus steigender Regulatorik (MaRisk, CRR, DORA, etc.), Fachkräftemangel, Kostendruck und zunehmenden Digitalisierungserwartungen. Historisch gewachsene Prozesse, Medienbrüche und unklare Verantwortlichkeiten erschweren zudem eine effiziente Steuerung. Ein professionelles Prozessmanagement schafft hier Transparenz, reduziert Risiken und legt die Grundlage für Automatisierung und KI. 

Prozessmanagement bei der WG-DATA

Wir verstehen Prozessmanagement nicht als isoliertes Organisationsprojekt, sondern als verbindendes Element zwischen Organisation, IT, Digitalisierung und Automatisierung. Unsere Beratung verbindet methodisches Vorgehen mit operativer Umsetzung – abgestimmt auf die Anforderungen von Sparkassen und Finanzinstituten. 

Immer im Fokus steht dabei der Abgleich gegen bestehende Standards wie „Sparkasse Effizient“, „Gewerberbliches Kreditgeschäft der Zukunft(GdZ)“, „PPS_neo“  oder „Rund um die Immobilie (RUDI)“ um die Anschlussfähigkeit für die Zukunft sicherzustellen. 

Unsere Leistungen im Prozessmanagement

Prozessverantwortung & Organisationsstruktur

Wir unterstützen bei der Definition klarer Rollen, Verantwortlichkeiten und Governance-Strukturen. Eine saubere Aufbau- und Ablauforganisation ist Voraussetzung für effiziente Prozesse und nachhaltige Weiterentwicklung.

Digitalisierung von Prozessen

Bestehende Prozesse werden analysiert, vereinfacht und digital gestaltet. Ziel ist eine medienbruchfreie, multikanale Prozesslandschaft, die operative Effizienz mit regulatorischer Sicherheit verbindet. 

Digitalisierung der Dokumentenbearbeitung

Digitale Betriebs- und Kreditakten ermöglichen effiziente, ortsunabhängige und revisionssichere Dokumentenprozesse – ein zentraler Baustein moderner Prozesslandschaften, der durch die Nutzung des Input-Managements abgerundet wird. 

Prozessautomatisierung und KI im Prozessmanagement

Auf Basis stabiler Prozesse identifizieren wir Automatisierungspotenziale – von regelbasierten Abläufen bis hin zu teil- oder vollautomatisierten Prozessen. Automatisierung entlastet Mitarbeitende, reduziert Fehlerquoten und verkürzt Durchlaufzeiten. 

KI wird gezielt dort eingesetzt, wo sie echten Mehrwert stiftet – etwa bei der Dokumentenanalyse, Klassifizierung, Entscheidungsunterstützung oder Prozessüberwachung. Wir begleiten von der Use-Case-Identifikation bis zur Integration in bestehende Systemlandschaften und unterstützen ganzheitlich bei der Einführung „S-KIPilot“ mit dem Fokus auf die Befähigung der Mitarbeitenden zur täglichen Anwendung. 

Kredit – Effizienz und Qualität in Kernprozessen

Kreditprozesse zählen zu den komplexesten und zugleich kritischsten Abläufen in Finanzinstituten. Unser Team verfügt über besondere Expertise in der Analyse, Standardisierung und Digitalisierung von Kreditprozessen – von der Antragstellung über die Marktfolge bis zur Bestandsbearbeitung. 

Durch optimierte Abläufe in OSPlus Kredit, Einführung und Intensivierung der Prozesse OSPlus_neo, die konsequente Nutzung von PPS_neo, gezielte Automatisierung sowie KI-gestützte Unterstützung werden Durchlaufzeiten verkürzt, Risiken reduziert und die Qualität nachhaltig gesteigert. Gleichzeitig werden Mitarbeitende entlastet und Kreditprozesse zukunftsfähig aufgestellt. 

PPS_neo und PPS-IKS – Standardisierte Prozesslandschaften für Sparkassen

PPS_neo ist das zentrale Organisationssystem der Sparkassen-Finanzgruppe zur standardisierten Prozess-, Aufbau- und Geschäftsorganisation und in OSPlus integriert. Es bildet die Grundlage für eine einheitliche, revisionssichere und transparente Prozesslandschaft. 

PPS-IKS ist der Sparkassenstandard zur Umsetzung aufsichtsrechtlicher Anforderungen und stellt ein zentrales Verfahren innerhalb der S-FG für die Abbildung eines prozessorientierten IKS. Es dient der Identifizierung operationeller Risiken (OpRisk), die aus dem jeweiligen Prozess heraus auftreten können und schafft ein prozessorientierte Risikosicht. 

Mehrwerte durch die Verzahnung von PPS_neo und PPS-IKS 

Wir begleiteten Institute ganzheitlich bei der Einführung, Optimierung und Weiterentwicklung von PPS_neo  und PPS-IKS – von der Gestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation über klare Rollenmodelle bis hin zur Integration in die bestehenden IKS- und MaRisk-Strukturen. So werden Prozesse und Kontrollen nicht nur dokumentiert, sondern aktiv gesteuert, vergleichbar gemacht und kontinuierlich verbessert. 

Unser Vorgehensmodell: 

Als jahrelanger Partner der Sparkassen bringen wir ein etabliertes Methodenset für die effiziente Umsetzung in Ihrem Institut mit.  

Fazit & Ausblick 

Die Zukunft fordert mehr – nicht weniger. Anforderungen steigen, während Ressourcen oft schrumpfen. Genau hier entscheidet sich, wer nur verwaltet und wer gestaltet. Prozessmanagement ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor. 

Wir wissen:  Komplexität ist kein Hindernis, sondern der Rohstoff für Klarheit. Wir verbinden Organisationskompetenz, IT-Know-how, Digitalisierung, Automatisierung und KI zu einem Ansatz, der aus Druck Handlungsspielraum macht. 

Heute effizient, morgen resilient – das ist unser Ziel für Ihre Prozesse. Denn wer Strukturen jetzt klug aufstellt, bleibt auch dann souverän, wenn die Regeln sich weiter verschärfen. Sind Sie bereit, aus Herausforderungen Chancen zu machen? 
Sprechen Sie uns an und nutzen Sie unsere Expertise, um Ihre Prozesse messbar besser zu machen.